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【经费管理】科研项目经费使用注意事项及典型案例

2022年07月04日 14:16  点击:[]


各单位及项目负责人:


为落实上级主管部门文件精神,进一步释放政策红利,激发科研人员创新活力,学校制定发布了《广东外语外贸大学科研项目经费管理办法》(广外校〔202243号),通过科研经费实行“包干制”、简化预算编制、下放预算调剂权、提高间接费用比例、实行经费使用负面清单管理等具体举措,为科研人员使用好经费、多出高质量成果保驾护航。为了让各单位及项目负责人进一步了解相关政策,规避风险,科研处根据以往第三方审计发现的问题,整理了科研项目经费使用负面清单,协同相关部门梳理了各预算科目经费使用“高发”问题,具体如下。

一、科研项目经费使用负面清单

1.不得用于与本项目研究工作不相关的支出。

2.不得通过虚构经济业务(如测试、材料、租车、会议、差旅、餐费、交通、印刷、数据采集等业务)、编造虚假合同、使用虚假票据套取资金。

3.不得通过虚列、伪造人员名单等方式虚报冒领劳务费、专家咨询费。

4.不得通过虚构合作、协作等方式违规转拨、转移项目经费。

5.不得截留、挪用、侵占科研项目经费。

6.不得列支个人或家庭费用。

7.不得支付各种罚款、捐款、赞助、投资,偿还债务等。

8.不得全部列支设备费。

9.不得列支基建费。

10.对于发表在黑名单和预警学术期刊上的论文,其发表支出不得在科研项目经费中列支;不得在明文规定不得列支论文发表支出的项目报销论文发表支出。

11.对于国家科技计划项目(主要指国家自然科学基金、国家科技重大专项、国家重点研发计划、技术创新引导专项(基金)、基地和人才专项)产生的代表作和三类高质量论文,严格执行科技部《关于破除科技评价中唯论文不良导向的若干措施(试行)》(国科发监〔202037 号)第八条加强论文发表支出管理的规定,其发表支出可在国家科技计划项目专项资金按规定据实报销。其它论文发表支出均不得在上述项目中支出报销。

12.对于国家社会科学基金项目,严格执行《国家社会科学 基金项目资金管理办法》和全国哲学社会科学规划办公室关于《国家社会科学基金项目资金管理办法》具体执行有关事项回答的精神和要求,项目资金不得列支论文发表支出。

13.对于教育部人文社科项目,严格执行《高等学校哲学社会科学繁荣计划专项资金管理办法》和教育部关于《高等学校哲学社会科学繁荣计划专项资金管理办法》具体执行有关事项回答的精神和要求,项目资金不得列支论文发表支出。

14.不得用于其他违反国家法律法规、违背科学共同体公认道德等行为的支出。

二、科研项目各预算科目经费使用“高发”问题

1. 资料费。购买与项目研究工作无关的图书资料;购买图书资料等单张发票票面金额一千元以上而未附清单,未按规定报增资产。

2. 数据采集费。无法解释说明数据采集在项目研究中的必要性;单笔金额五千元以上的未签订书面合同。

3.会议/差旅/国际合作交流费。

1)虚构会议事项,或通过提供虚假参会人员名单、伪造参会人员签字等方式报销会议费。

2)报销因私或不相关业务发生的火车票、机票、住宿、租车费、市内交通费等费用。

3)在本预算项列支不合理的市内交通费、汽油费、过路过桥费等。

4)未发生住宿费仍然选择“住宿包干”。

5)没有实质性住宿,虚开住宿发票套取科研经费

6)不符合费用支出管理规定:校内资金(298-X299-X)列支汽油费;使用的士票报销市内交通费时,未填写《广东外语外贸大学项目经费的士费报销申请表》;未按学校相关管理规定租用车辆等交通工具;未解释说明报销非项目组成员产生的出差费用。

7)虚构行程委托第三方代开发票。

8)相关支出与实际情况不符,超标、超额报销。

案例1:某老师利用学生寒暑假回家的城市间交通票,并选择“住宿包干”、领取科研高额差旅补助的方式,科研经费中一次性或短期内报销巨额差旅费,被第三方审计认定为不合理支出。

案例2:某老师在科研经费中报销连号的出租车票,被第三方审计认定为不合理支出。

案例3:某老师在科研经费中一次性或一月内报销大量滴滴打车、出租车票、批量连号的地铁票、公共汽车票,经查证,这些票据为个人上下班等因私支出,被第三方审计认定为不合理支出。

案例4:某老师在差旅费预算中报销了校外专家前往外地的调研差旅费和补助,在结题审计时,第三方审计人员发现该校外专家的机票显示该专家年龄不满18岁,明显不合乎常理,被认定为虚假支出。

4.设备费。

1)列支未列入预算的电脑、打印机、复印机、数码相机及其耗材和专用软件工具等通用设备,列支不合理设备费用。

2)没有合理安排设备购置时间,在项目临近结题时购买或到货,结项时或者结项后突击列支大批、大额设备费,无法解释该设备在任务中的必要性。

3)购买前未按资产管理部门批复的采购方式实施采购。

5.出版/文献/信息传播/知识产权事务费。

1)列支与本项目不相关的专利年费、版面费、论文润色费、最终成果出版费、印刷费等。

2)在上级主管部门有明确规定不能列支论文发表支出的项目中列支版面费。

3)未附出版合同(协议)书、刊物封面及目录或录用通知书、《学术论文发表支出审核表》等相关证明材料。

4)在本预算项列支不合理的复印费、印刷费。如在科研经费中一次性或一月内报销大量印刷费。

6.其他支出。

1)在本预算项大量列支日常办公用途、因私或非项目组成员发生的固话费、网络费、手机充值费用及邮寄费等。

2)在本预算项列支大量普通办公材料(文具、复印纸、硒鼓、墨盒、打印纸等)费用。

(3) 在高级商场连续购置各类办公用材料。

案例:某老师在其科研项目中报销了大量打印纸、纸抽、文具等通用办公用品,在结题审核时无法解释其与科研项目的相关性与必要性,被要求退还该部分经费。

7.劳务费。

聘用临时研究人员和科研辅助人员达三个月及以上的,未报科研管理部门和人事部门审批备案。

未按相关规定设置劳务费和专家咨询费发放标准和额度。与项目实际不符,每月发放聘请大量科研辅助人员劳务费。

给项目组成员、参与项目管理的相关工作人员发放专家咨询费。

将专家咨询费发给不符合条件的人员等。

8.外拨经费相关常见问题

1)未按约定的进度或任务进展情况将经费转拨协作单位,影响项目任务进展。

2)虚假协作,将科研经费转拨至预算外关联方。

9.其他典型问题

1)大额发票化整为零报销、连号发票分次报销、虚构发票报销等。将大额单项经济业务支出拆分支付,故意规避合同管理。

案例:某老师为规避本单位关于5万元及以上采购材料等单项经济业务需签订合同的规定,将一项采购材料业务以每笔支出4万余元、分多个项目、多笔列支的方式转汇给外单位,被教育部大数据监控系统提示为拆分合同,给予黄色警告,并限时要求对此进行整改。

2)随意调账变动支出,影响账务核算严肃性及准确性。

案例:某项目临近结题时从其他项目调入大额支出,且没有合理的理由,第三方审计认定为经费使用不规范,存在“突击”花钱的问题。

3)报销预付充值卡虚列支出

案例:在某巡视审计中,巡视组发现某高校各部门报销预付充值卡共计2,400.20万元。其中,以“交通充值卡”发票报销2,325.64万元、以“手机充值卡”发票报销74.36万元、以“汽油充值卡”发票报销0.20万元。根据《中华人民共和国会计法》第九条和《高等教育深化落实中央八项规定精神的若干规定》(教党[2016]39号)第四条,该类支出被定性为虚列支出。

4)重复报销电子发票。

案例:在第三方审计中,发现某项目组大量重复报销各类电子发票、修改电子发票,构成恶意重复报销,被定性为虚列支出,存在套取资金等风险。

 

 

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